Skilj på skallkrav och mervärden
I upphandlingar används ofta ordet skallkrav för ett obligatoriskt krav. Det kan avse konsultens erfarenhet, utbildning eller certifiering, men också leverantörens ekonomi, kapacitet eller arbetssätt. Kravtypen avgör hur svaret bedöms.
Upphandlingsmyndigheten beskriver att obligatoriska krav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska gå vidare till utvärdering. Tilldelningskriterier, ibland kallade bör-krav eller mervärden, används i stället för att jämföra de anbud som har klarat den obligatoriska nivån.
Obligatoriskt krav
Måste uppfyllas enligt upphandlingsdokumentens formulering för att anbudet som utgångspunkt ska gå vidare till utvärdering.
Mervärde eller bör-krav
Kan ge poäng, prisavdrag eller annan fördel i utvärderingen men är normalt inte samma absoluta tröskel som ett obligatoriskt krav.
Avtalsvillkor
Reglerar vad som ska gälla när uppdraget genomförs. Dokumenten anger när och hur villkoret måste vara uppfyllt.
Kvalificeringskrav
Avser leverantörens förmåga att genomföra kontraktet, exempelvis teknisk och yrkesmässig kapacitet eller tidigare erfarenhet.
Läs varje krav bokstavligt
Bedömningen ska utgå från upphandlingsdokumenten. Byt därför inte ut ord mot vad du tror att beställaren menar. “Minst fem år”, “två avslutade projekt” och “erfarenhet från järnvägsanläggning” beskriver olika avgränsningar som var och en behöver bevisas.
Bryt ned kravet i kontrollfrågor
- Vem ska uppfylla kravet – konsulten, leverantören eller båda?
- Vad ska vara gjort, uppnått eller styrkt?
- Hur mycket erfarenhet, hur många projekt eller vilken omfattning krävs?
- Vilken tidsperiod får erfarenheten komma från?
- När ska kravet vara uppfyllt?
- Vilket underlag ska bifogas och i vilket format?
Räkna erfarenhet på rätt sätt
Erfarenhetsår ska kunna följas genom daterade roller och uppdrag. Ange månad och år när marginalerna är små. Två parallella heltidsprojekt innebär inte automatiskt dubbla kalenderår, och tid i en närliggande roll räknas inte självklart om kravet gäller en specifik funktion.
Kontrollera också startpunkten för beräkningen. Kravet kan avse total yrkeserfarenhet, erfarenhet i en viss roll, erfarenhet inom ett teknikområde eller arbete under en bestämd tidsperiod. Samma år kan därför vara relevant för ett krav men inte för ett annat.
Så kan anbudsprövningen se ut
- Formell kontroll
Kontroll av bland annat inlämningstid, efterfrågade bilagor och att anbudet följer instruktionerna.
- Kontroll av obligatoriska krav
Beställaren bedömer om krav på leverantör, konsult och tjänst är uppfyllda på det sätt som dokumenten anger.
- Utvärdering
De anbud som klarat tröskeln jämförs enligt den angivna modellen för pris och kvalitet.
- Verifiering och beslut
Uppgifter kan kontrolleras genom intyg, referenser, intervju eller andra underlag innan tilldelning.
Välj referensprojekt som bevisar kravet
Ett referensprojekt är inte bara ett exempel på att du har arbetat i branschen. Det ska styrka de egenskaper som kravet efterfrågar. Välj därför projekt efter relevans, inte enbart storlek eller prestige.
Jämför varje projekt med kravets projekttyp, omfattning, skede, teknikområde, tidsperiod och din roll. Ett stort projekt kan vara en svag referens om ditt personliga ansvar inte motsvarar kravet. Ett mindre projekt kan vara starkare om likheten och ditt mandat är tydliga.
Beskriv projektet så att det går att bedöma
Projektbeskrivningen behöver göra tre saker: förklara sammanhanget, avgränsa din roll och koppla din erfarenhet till kravet. Beställaren ska kunna förstå vad du faktiskt gjorde utan att känna till projektet sedan tidigare.
Ta med detta i referensprojektet
- Projektets namn, beställare och tidsperiod
- Projekttyp, skede, teknikområde och geografisk miljö
- Projektets omfattning, exempelvis budget eller kontraktsvärde
- Din exakta roll, anställning eller konsultrelation och arbetad period
- Ditt personliga ansvar och de moment som motsvarar kravet
- Resultat eller leveranser som referenspersonen kan bekräfta
Förbered referenspersonen
När en referensperson efterfrågas ska personen ha tillräcklig insyn för att kunna bekräfta projektet, din roll, tidsperiod och leverans. Fråga personen i förväg, kontrollera kontaktuppgifterna och skicka den projektbeskrivning som lämnas i anbudet.
Referenspersonen ska inte tränas till ett visst betyg, men ska förstå vilket uppdrag kontrollen gäller. Fel kontaktperson, inaktuella uppgifter eller en beskrivning som personen inte känner igen skapar en onödig risk.
Kvalitetssäkra med en kravmatris
Samla samtliga krav i en tabell innan anbudet färdigställs. För varje rad anger du kravtyp, svar, bevis, dokument och vem som har kontrollerat uppgiften. Då blir luckor synliga innan materialet skickas in.
- Skriv av varje krav utan att förkorta eller omtolka det
- Markera om kravet är obligatoriskt, meriterande eller ett avtalsvillkor
- Ange exakt var i CV, intyg eller projektbeskrivning beviset finns
- Kontrollera datum, tidsperioder och eventuell överlappning
- Stäm av att referenspersonen kan bekräfta de uppgifter som lämnas
- Låt en annan person läsa krav och bevis sida vid sida
- Gör en slutkontroll av alla bilagor innan inlämning
Vanliga frågor
Vad händer om ett skallkrav nästan är uppfyllt?
Ett obligatoriskt krav ska som utgångspunkt vara uppfyllt enligt sin formulering. Närliggande erfarenhet eller en mindre avvikelse är normalt inte tillräcklig om dokumenten inte ger utrymme för den tolkningen.
Kan samma referensprojekt användas för flera krav?
Ja, om projektet faktiskt styrker vart och ett av kraven. Beskriv då tydligt vilka delar av din roll, period och leverans som utgör bevis för respektive krav.
Kan jag använda projekt från en tidigare arbetsgivare?
Det beror på hur kravet är formulerat och om det avser konsultens eller leverantörens erfarenhet. Personliga referensprojekt från tidigare anställningar kan ibland godtas, men upphandlingsdokumenten styr vad som får åberopas.
Räknas två parallella projekt som dubbla erfarenhetsår?
Inte automatiskt. Om kravet gäller antal års erfarenhet räknas normalt den faktiska tidsperioden, inte summan av överlappande kalenderperioder. Den exakta bedömningen beror på kravets formulering.
Måste referensprojektet vara avslutat?
Bara om kravet säger det eller om den efterfrågade erfarenheten annars inte går att styrka. Kontrollera om dokumenten kräver avslutade, pågående eller godkända uppdrag och vilket slutdatum som gäller.
Får man komplettera ett otydligt underlag i efterhand?
Möjligheten till rättelse, förtydligande eller komplettering är begränsad och beror på omständigheterna. Utgå därför aldrig från att ett saknat bevis eller en ofullständig projektbeskrivning kan ordnas efter sista anbudsdag.