Förstå rollen som underkonsult
En underkonsult är en konsult eller ett konsultbolag som anlitas av en annan leverantör för att utföra hela eller delar av ett kunduppdrag. Du arbetar ofta nära beställarens egen organisation, men ditt bolag har sitt kommersiella avtal med huvudleverantören i stället för direkt med beställaren.
Det innebär två roller samtidigt. I projektet förväntas du fungera som en del av organisationen och leverera enligt uppdragets mål. Affärsmässigt är du företagare och ansvarar för att ditt bolag uppfyller underkonsultavtalet.
Så hittar och kvalificeras du för uppdrag
Huvudleverantören kan hitta uppdrag genom ett ramavtal, en offentlig upphandling, en konsultförmedlare eller en direkt kundrelation. Därefter söker leverantören den kompetens som bäst motsvarar beställarens krav.
Din profil bedöms normalt utifrån roll, antal relevanta år, referensprojekt, utbildningar, certifikat, tillgänglighet och pris. I uppdrag med formella skallkrav behöver varje krav kunna styrkas i ditt konsult-CV.
Från behov till uppdragsstart
- Behovet identifieras
Beställaren beskriver roll, krav, start, omfattning och avtalsperiod.
- Du kvalificeras
CV, tillgänglighet, pris och uppfyllda krav kontrolleras.
- Profilen presenteras
Beställaren utvärderar underlaget och genomför ibland en intervju.
- Avtal och start
Villkor färdigställs innan introduktion och uppdragsstart.
Avtalen binder ihop tre parter
Underkonsultupplägget består normalt av en avtalskedja. Beställaren har avtal med huvudleverantören, och ditt bolag har ett underkonsultavtal med huvudleverantören. Kundavtalets krav förs ofta vidare till ditt bolag genom underkonsultavtalet.
- Beställaren
Definierar behovet, uppdragets krav, arbetsplatsen och den leverans som ska genomföras.
- Huvudleverantören
Har kundrelationen eller ramavtalet och ansvarar för presentation, avtal, administration och uppföljning.
- Ditt konsultbolag
Tecknar underkonsultavtal, utför uppdraget och fakturerar huvudleverantören enligt avtalade villkor.
Kontrollera detta innan du skriver på
- Uppdragets omfattning, roll och förväntade leverans
- Startdatum, avtalstid, omfattning och arbetsplats
- Timpris, godkänd tid, utlägg och faktureringsvillkor
- Uppsägning, förtida avslut och vad som händer vid frånvaro
- Sekretess, informationssäkerhet och rättigheter till arbetsresultat
- Ansvar, ansvarsbegränsningar och krav på försäkring
- Eventuella villkor om kundkontakt och konkurrerande uppdrag
Så fungerar vardagen hos beställaren
I vardagen arbetar du vanligtvis i beställarens projektorganisation och följer deras arbetssätt, möten, säkerhetskrav och rapporteringsvägar. Uppdragsledaren hos beställaren prioriterar det praktiska arbetet inom den omfattning som är avtalad.
Samtidigt behöver du hålla isär projektfrågor och avtalsfrågor. Om beställaren vill ändra roll, omfattning, arbetsplats eller leverans bör ändringen förankras med huvudleverantören innan den blir en ny förpliktelse för ditt bolag.
- Säkerställ att tidrapporter och leveranser är godkända före fakturering
- Dokumentera beslut, ändringar och risker på det sätt uppdraget kräver
- Meddela frånvaro, avvikelser och intressekonflikter tidigt
- Följ beställarens säkerhets-, sekretess- och arbetsplatsrutiner
- Håll huvudleverantören informerad om sådant som påverkar uppdraget eller avtalet
Timpris, tidrapportering och fakturering
Ersättningen anges oftast som ett timpris exklusive moms. Du rapporterar arbetad tid enligt beställarens eller huvudleverantörens rutin. När tiden har godkänts fakturerar ditt bolag huvudleverantören enligt underkonsultavtalets intervall och betalningsvillkor.
Kontrollera vad som räknas som fakturerbar tid och hur resor, restid, utlägg, övertid och frånvaro behandlas. Kom också ihåg att fakturerat belopp inte är din privata lön. Intäkten ska bära bolagets samtliga kostnader och även perioder när du inte fakturerar.
Ditt bolag ansvarar för mer än leveransen
Huvudleverantören sköter kundrelation och avtal i nästa led, men tar inte över allt ansvar i ditt bolag. Du behöver ha administration, försäkringar och ekonomisk planering på plats under hela uppdraget.
Skatt och administration
Bolaget hanterar bokföring, fakturor, moms och skatter. Ett företag med F-skatt ansvarar självt för preliminärskatt och sociala avgifter.
Försäkring och ansvar
Kontrollera vilka ansvarsförsäkringar och andra försäkringar som krävs i underkonsultavtalet och för den typ av arbete du utför.
Pension och frånvaro
Ditt bolag behöver planera för pension, semester, sjukfrånvaro och perioder när du inte kan fakturera kundtid.
Kompetens och utrustning
Du ansvarar normalt för att hålla din kompetens aktuell och för den utrustning eller de licenser som avtalet lägger på ditt bolag.
Ett godkännande för F-skatt innebär enligt Skatteverket att företaget självt ansvarar för att betala preliminärskatt och sociala avgifter. Kontrollera alltid aktuella regler och registreringar för just din bolagsform.
Avsluta rätt och bygg nästa uppdrag
Ett uppdrag kan avslutas när avtalstiden löper ut, när beställarens behov förändras eller genom uppsägning enligt avtalet. Planera överlämningen i god tid: slutför dokumentation, lämna tillbaka behörigheter och utrustning och säkerställ att de sista tidrapporterna är godkända.
Be om återkoppling och dokumentera vad du har levererat medan uppgifterna är aktuella. Uppdatera konsult-CV:t med projektets omfattning, ditt ansvar och resultat som får beskrivas utan att bryta sekretessen. En professionell avslutning är ofta den bästa grunden för en förlängning, referens eller nästa uppdrag.
Vanliga frågor
Är en underkonsult anställd av huvudleverantören?
Normalt inte när uppdraget utförs genom ditt eget bolag. Ditt bolag är då avtalspart och fakturerar huvudleverantören. Den exakta relationen styrs alltid av de avtal som har tecknats.
Vem leder mitt arbete i vardagen?
Beställaren leder vanligtvis det praktiska arbetet inom uppdragets organisation, prioriteringar och rutiner. Frågor om pris, omfattning, förlängning och andra avtalsvillkor hanteras normalt genom huvudleverantören.
Är timpriset samma sak som lön?
Nej. Timpriset är bolagets intäkt och ska även bära kostnader för bland annat skatter, arbetsgivaravgifter eller egenavgifter, pension, försäkringar, administration, ledighet och tid utan fakturering.
Kan jag arbeta för flera kunder?
Det beror på uppdragets omfattning och avtalsvillkor. Kontrollera särskilt sekretess, intressekonflikter, tillgänglighet och eventuella begränsningar innan du accepterar ett annat uppdrag.
Vad händer om beställaren avslutar uppdraget tidigare?
Det avgörs av avtalskedjan och villkoren om uppsägning eller förtida avslut. Läs därför vad som gäller för uppsägningstid, redan utfört arbete, överlämning och eventuella kostnader innan uppdraget startar.
Måste mitt bolag ha F-skatt?
F-skatt är normalt en grundförutsättning när ett företag säljer konsulttjänster. Godkännandet innebär att företaget självt ansvarar för preliminärskatt och sociala avgifter. Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket.